Eén pakket om al jouw processen in vast te leggen

Werken met een abonnementsmodel wordt steeds vaker gedaan. Als je abonnementen aanbiedt, wil je het beheer en periodiek factureren makkelijk maken. De software van AFAS helpt je om overzicht te houden en al je abonnementen eenvoudig te beheren en te factureren.

Een abonnement op producten en diensten aanbieden biedt goede kansen voor groeiende klanten en terugkerende omzet. Een risico kan zijn dat de administratieve lasten toenemen. Met de abonnementen functionaliteit van AFAS wordt dit een stuk eenvoudiger:

• In- en verkoopprijs: Duidelijk overzicht van de in- en verkoopprijzen.
• Prijsafspraken per klant: Overzichtelijke prijsafspraken voor elke klant.
• Automatisch factureren: Factureer zonder moeite, geheel automatisch.
• Eenvoudige verwerking van omzet: Verwerk de omzet in je boekhouding met één druk op de knop.

Zo krijg je het beste resultaat met minimale administratieve handelingen.

Meer functies van abonnementen in AFAS Software

• Abonnementsfacturatie (ook pro forma)
• Abonnementen met vreemde valuta
• Afwijkend incasseren
• Collectieve prijswijzigingen
• Crediteren
• Transitorisch opbrengsten boeken

De AFAS Finance Auditor is jouw persoonlijke boekhoudassistant. Standaard kijkt deze naar je boekhouding en zoekt hij meer dan 100 fouten en waarschuwingen. Je kunt hier ook makkelijk zelf dingen aan toevoegen. Vanuit de melding ga je meteen naar de plek om het probleem op te lossen.

Doe dit zeker bij de maandafsluiting, maar het is natuurlijk beter als dit bij je wekelijkse taken hoort.

Met de BI-dashboards laat je belangrijke financiële gegevens duidelijk zien. Je maakt van moeilijke gegevens makkelijk te snappen informatie. Zo krijg je nuttige informatie om beslissingen te nemen!

De volgende dashboards zijn standaard beschikbaar:

• Btw Recap
• Budgethouder
• Contractbeheer
• Crediteuren
• Debiteuren
• Dichtraming winst en verlies
• Exploitatie (+ verbijzonderd)
• Liquiditeit
• Jaarrekening
• Spendmanagement
• Vaste activa
• Verkoopomzet
• Winst en Verlies

Het is verplicht om een btw-aangifte te maken. Elke periode moet de btw-aangifte gemaakt worden en digitaal aan de Nederlandse belastingdienst gegeven worden. Dat moet binnen één maand na het aangiftetijdvak.

Gelukkig is de btw-aangifte een stuk makkelijker met AFAS Software. We sturen de aangifte digitaal met het AFAS-certificaat, en alles gaat helemaal digitaal. Dus je hoeft geen gegevens meer zelf in te typen op de website van de belastingdienst.

Elke organisatie moet inkopen doen. Dit kunnen handelsartikelen, diensten, kantoorbenodigdheden of relatiegeschenken zijn. Maar veel inkoopprocessen zijn niet goed geregeld in het bedrijf en haar informatiesystemen. Dit zorgt voor te veel leveranciers en geen controle over kwaliteit en inkoopvoorwaarden. Door strategisch na te denken over jouw inkoopprocessen en deze te gebruiken in een ERP-systeem houd je controle op het proces en de uitkomsten.

Daarom werk je met inkoopaanvragen. De aanvraag gaat door een workflow en verandert naar offerte of order. Aanvragen doe je vanuit een productcatalogus, met een vrije aanvraag of via een OCI-koppeling. OCI helpt je om vanuit de webshop van de leverancier te kopen en automatisch een inkoopaanvraag in AFAS vast te leggen.

Weten welke kosten je kunt verwachten en wanneer ze betaald moeten worden, is heel belangrijk voor jouw organisatie. Goede vastlegging van verplichtingen en contracten met leveranciers is nodig, zodat je geen onverwachte en onbedoelde contractverlengingen krijgt.

Voordelen van slim contractbeheer:

• Inzicht met dashboards: overzichtelijke gegevens in dashboards.
• Automatische signalering: waarschuwingen vanzelf krijgen.
• Facturen automatisch betalen: door vastgelegde contracten betalen facturen vanzelf.
• Automatische verplichtingen in je boekhouding: verplichtingen gaan vanzelf naar je boekhouding.
• Opgeslagen in het digitale dossier: inclusief bijlagen!
• Volledig te autoriseren: geef toestemming wanneer nodig.

Een blije klant wil de factuur betalen. Als iedereen op tijd betaalt, heb je geen debiteurenbeheer nodig. Maar de werkelijkheid is anders. Vaak moeten aanmaningen worden verstuurd. Het bewaken van vervallen posten en een aanmaningsproces opzetten is dus nodig. Als de klant te veel betaalt of een creditnota krijgt, kun je het saldo terugbetalen.

Of het nu gaat om abonnementen, aanmaningen of incasso-opdrachten, met AFAS Software wordt debiteurenbeheer makkelijker. En met het dashboard weet je altijd hoe het met je debiteurenbeheer gaat.

Geen papieren facturen meer: E-factureren is nu de norm. Facturen worden automatisch gemaakt en verwerkt, zonder dat mensen iets hoeven te doen. Zo voorkom je fouten en dubbel werk dat veel tijd kost.

Vanaf nu is het factuurproces helemaal digitaal. Je geniet meteen van de voordelen: het is veiliger, goedkoper en sneller. AFAS is al sinds 2008 helemaal UBL-ready – dat is niet zonder reden. En als je het nu nog niet gebruikt: de overheid is al overgestapt. En dat is niet voor niets!

Inkoopfacturen kunnen op verschillende manieren in Profit verwerkt worden, zoals via E-facturen, Scan & Herken-apps of inkoopjournaalposten. AFAS focust op de toekomst van e-facturen (ubl), maar nu wordt slechts 10% van alle facturen als e-factuur uitgewisseld.

Pdf-facturen zijn veel werk om te verwerken. Scan & Herken maakt dit makkelijker door gegevens op de pdf te lezen en herkennen. Dit helpt bij het verwerken van inkoopfacturen, ongeacht hoe ze worden gegeven.

Hoe werkt het precies?

Voor klanten met specifieke wensen blijven partneroplossingen beschikbaar.

Het gratis gebruik is op basis van fair use. Fair use betekent dat we uitgaan van het verwerken van facturen op een eerlijke manier voor de eigen organisatie. De functionaliteit is niet bedoeld voor dienstverlening aan derden.

Het bijwerken van de administratie is een dagelijkse taak. Sommige dingen doe je elke dag en andere dingen wekelijks of zelfs maandelijks. Om je organisatie goed te leiden, moet je de administratie bijhouden. Als je maandcijfers moet geven en de helft is geboekt, is het beter om niets te geven. Het is belangrijk om processen die invloed hebben op het resultaat te doen met zo min mogelijk moeite.

Met AFAS Financieel verwerk je eenvoudig:

• Bankafschriften (automatisch in te lezen met de bankkoppeling)
• Beginbalans
• Betaalopdrachten
• Facturen (+ E-facturen)
• Incasso-opdrachten
• Loonjournaalposten
• Mutaties boeken
• Rekeningcourant
• Terugbetalingen
• Vaste activa

Met OutSite maak jij je eigen klantportaal. Het bijzondere aan OutSite is dat je gegevens uit je ‘achterkant’ haalt en die in een veilige plek laat zien aan anderen. Met het systeem (CMS) achter Outsite maak en verzorg je makkelijk zelf je website.

Wat voor portalen kan je maken met OutSite?

• Accountancyportaal
• Bedrijfswebsite
• Bestelportaal
• Cursusportaal
• Klantportaal
• Vrijwilligersportaal
• Werken-bij site

Voorbeeld cursusportaal

Voorbeelden van processen via je eigen klantportaal:

• Abonnementen beheren
• Cursusmanagement
• Offertes digitaal ondertekenen
• Incidenten & ticketing
• Inzicht in facturen

Met forecast zie je alles wat er gebeurt met verkopen, de kansen om succes te hebben en de verwachte bestellingen in de toekomst. Je noteert ook waarom je soms niet slaagt. Deze informatie helpt om je bedrijf beter te maken. Je kunt zorgen dat een klant de volgende keer wel voor jou kiest. Je kunt ook vastleggen met wie je concurreert voor een order.

Slim werken met forecasting

• Forecast kan informatie krijgen van offertes uit het bestelsysteem.
• Forecast is het begin van de berekening in projecten.
• De verkoopmedewerker weet wat hij of zij doet.

Leg het hele salesproces vast

• Bron
• Campagnes (marketing)
• Contactmoment
• Concurrenten
• Forecast statussen
• Forecastgroepen
• Reden afgelegde of succesvolle forecast
• Workflow offerte

Vanuit verschillende delen van het systeem wordt het dossier vanzelf gevuld. Zo zal een handelsbedrijf factureren vanuit ordermanagement, een bouwbedrijf vanuit de projectadministratie en een softwareontwikkelaar vanuit het abonnementensysteem. Al deze werkprocessen zorgen dat het dossier automatisch wordt gemaakt.

Wat wordt automatisch vastgelegd?

• Abonnementen (denk aan facturen en contracten)
• Cursusadministratie
• Debiteurenbeheer
• Facturatie
• Projectadministratie

Met cursusbeheer gaat de aanmelding en betaling voor cursussen, seminars of evenementen helemaal goed en snel. Je kunt ook interne trainingen maken en zien wie van je collega’s er is. Je kunt zelfs een reeks aan lessen klaarzetten voor je medewerkers.

De belangrijkste functies

• Automatisch dossier maken
• Automatisch facturen sturen
• Automatisch herinneringen sturen
• Aanwezigheidslijsten bijhouden
• Certificaten maken
• Cursussen aanbieden via je eigen portaal
• Integratie met de boekhouding
• Kortingsvouchers maken
• Overzicht met dashboards

Cursusmanagement voor intern

Medewerkers kunnen zich makkelijk aanmelden voor een cursus via het interne portaal. Misschien moet de leidinggevende of een afdeling dit eerst goedkeuren. In het digitale dossier wordt alles vanzelf opgeslagen. Zo weet je altijd hoe je collega’s zich ontwikkelen!

Cursusmanagement voor extern

Verkoop je cursussen? Met cursusbeheer gaat de aanmelding en betaling voor cursussen helemaal goed. Zo kunnen anderen eenvoudig een cursus of bijeenkomst bij jou volgen.

Met de software van AFAS heb je alles in huis om aan de meest actuele privacywetgeving te voldoen. Zo weet je zeker dat de privacy van je relaties gewaarborgd is. Prettig voor jouw organisatie én voor je relaties. Je kunt ons op onze blauwe ogen vertrouwen, en daarnaast hebben we uiteraard verschillende certificeringen. Zo toont het Data Pro-certificaat aan dat je met onze software kunt voldoen aan de AVG-wetgeving.

Alle data wordt in Nederland gehost onder de Nederlandse wetgeving. Daarnaast ben je verzekerd van een dagelijkse back-up.

Met BI-dashboards laat je belangrijke CRM-gegevens duidelijk zien. Je verandert ingewikkelde data in begrijpelijke informatie. Zo krijg je belangrijke informatie om strategische beslissingen te maken!

De volgende dashboards zijn standaard beschikbaar:

• Cursusmanagement
• Dossiers
• Event intelligence
• Forecast per branche of afdeling
• Gesloten forecast
• Niet-gescoorde forecast
• Open forecast
• Open workflows

Met Employee Self Service ligt administratie niet meer bij één persoon of afdeling. In plaats daarvan is de administratieve druk verspreid over de organisatie. Door te kiezen voor administratie bij de bron, voorkom je fouten. Employee Self Service werkt makkelijk, inzichtelijk en sneller.

De voordelen van Employee Self Service:

• Afgestemd op jouw organisatie
• HR heeft tijd voor strategisch HRM
• HR is 24/7 beschikbaar
• Informatie is altijd up-to-date
• Meer inzicht
• Minder foutgevoelig

Voorbeelden van Employee Self Service

• Declaraties indienen
• Gegevens wijzigen (adres, telefoonnummer)
• Verlof aanvragen
• Ziekmelden

Managers hebben graag zoveel mogelijk controle. Met Manager Self Service (MSS) nemen ze een deel van de HR-taken over.

Meer werk? Nee hoor. Managers en leidinggevenden zijn hierdoor meer betrokken bij de medewerkers. Doordat managers altijd met de nieuwste gegevens werken, weten ze wat er gebeurt en kunnen ze sneller bijsturen als dat nodig is.

De voordelen van Management Self Service:

• HR heeft tijd voor strategisch HRM
• Inzicht in ken- en stuurgetallen van de afdeling
• Minder foutgevoelig
• Recht op mutaties invoeren van eigen afdeling
• Taakgestuurd werken

Voorbeelden van Management Self Service

• Contracten verlengen of opzeggen
• Declaraties beoordelen
• Medewerkers in dienst en uit dienst melden
• Personeelsdossiers van medewerkers inzien en wijzigen
• Vastleggen gespreksverslag talentmanagement
• Verlof goedkeuren en ziekte melden

Standaard ondersteunen we meer dan 200 cao’s met pensioenregelingen en salaristabellen, en ze worden in de software bijgewerkt. Met AFAS Online worden veranderingen in de cao automatisch aangepast. Je voldoet niet alleen aan de nieuwste Nederlandse wetten en regels, maar ook aan die van jouw vakgebied.

Wat merk je hiervan in de software?

De cao’s hebben veel dingen over hoe je salarissen regelt en arbeidsvoorwaarden. Bij salarissen gaat het over looncomponenten, grondslagen en parameters. Bij arbeidsvoorwaarden moet je denken aan inrichting voor ziekte en verlof. Het CAO Team van AFAS zorgt voor de cao’s en houdt je op de hoogte. Als er een nieuwe versie is, wordt die automatisch bijgewerkt. Zo ben je altijd bij.

Door met workflows te werken, verdwijnt administratief werk. Geautomatiseerde controles besparen je tijd. Zo heb jij als salarisadministrateur meer tijd voor belangrijke payrollzaken.

De voordelen van de salarisadministratie met AFAS

• Altijd een actuele cao
• Automatische controles met de Payroll Auditor
• HRM & Payroll in één systeem
• Inzicht met dashboards
• Minder administratie door slimme automatisering
• Mutaties storen je controleproces niet, omdat je de verloningsperiode kunt dichtzetten.

Automatische controles met de Payroll Auditor

Samen met klanten hebben we de Payroll Auditor gemaakt: jouw persoonlijke hulp voor alle controles op het payrollproces. De Payroll Auditor doet standaard meer dan 130 controles. Zo voorkom je fouten in de loonadministratie en ben je minder tijd kwijt aan het controleren van de verloning.

Het normale wervings- en selectieproces heeft veel kleine administratieve stappen. Van het maken van de vacature tot het voorbereiden van de eerste werkdag.

In AFAS regel je alles vanaf één centrale plek. Door OutSite (je eigen Werkenbij-site) en InSite (je eigen medewerkersportaal) te verbinden, maak je een compleet eigen sollicitatiepagina. Hier voeren kandidaten zelf hun gegevens in. Aanvullende informatie nodig? Je vraagt het makkelijk uit met een workflow. Dit noemen we Sollicitant Self Service. En heb je een nieuwe vacature? Met de job alert vertel je de juiste kandidaat hierover.

Natuurlijk kun je goede managementinformatie bekijken om het wervingsproces goed in de gaten te houden.

Onboarden is het proces waarbij nieuwe medewerkers soepel in jouw organisatie komen. Goed onboarden zorgt ervoor dat je nieuwe collega zich snel helemaal thuis voelt, terwijl jij maar een beetje werk hoeft te doen om het proces af te maken.

Eén gestroomdlijn proces

De workflow Onboarden zorgt voor een vlot en overzichtelijk proces om medewerkers aan te nemen of opnieuw in dienst te nemen.

• Digitale vraag naar extra gegevens
  Via OutSite kun je aanvullende gegevens van een sollicitant opvragen. Bijvoorbeeld documenten, gegevens en opleidingen. Je kunt de workflow zo aanpassen dat het automatisch doorgaat als de sollicitant de nodige gegevens heeft gegeven.
• Digitale identiteitscontrole
  Met de ID-check en de RTW-check van Valicare kun je snel en makkelijk checken of de medewerker een geldig identiteitsbewijs heeft en in Nederland mag werken.
• Digitaal ondertekenen
  Laat de arbeidsovereenkomst digitaal tekenen, zo handel je het proces helemaal online af.

AI in AFAS: maak kennis met Jonas

In AFAS Software noemen we onze AI-functies Jonas. Deze slimme functies helpen je om sneller en makkelijker te werken. En daar zijn workflows natuurlijk superhandig voor.

AI in Reacties

Met Jonas kun je snel en gemakkelijk reacties toevoegen aan dossieritems. Als je een reactie wilt schrijven, kun je Jonas een opdracht geven. Jonas analyseert je opdracht en geeft je een antwoord. Dit helpt je bijvoorbeeld bij het maken van een samenvatting of een vertaling. Zo hoef je minder zelf te doen en gaat het werk sneller.

Geautomatiseerde AI-analyse in de Workflow

Jonas kan ook automatisch opdrachten voor je uitvoeren in een workflow. Dit betekent dat Jonas je helpt bij het nemen van beslissingen door op de achtergrond je opdrachten te analyseren en antwoorden te geven. De AI-teksten verschijnen automatisch op het juiste moment in de workflow, bijvoorbeeld na een specifieke taak of actie. Zo krijg je de informatie precies wanneer je die nodig hebt.

Concreet voorbeeld:
Stel, medewerkers sturen vragen naar HR over de cao. Jonas kan automatisch de vraag analyseren en een antwoord voorstellen op basis van de cao. Dit antwoord wordt dan in de workflow weergegeven, waarna de HR-medewerker het kan controleren en eventueel aanpassen voordat het naar de medewerker wordt gestuurd.

Bouw je eigen workflow met je eigen bronnen

In je workflow leg je je eigen prompt vast. Hiervoor kan je eigen bronnen toevoegen, zoals bijvoorbeeld een lijst met veelgestelde vragen of de meest recente cao. Zo voorkom je dat AI antwoorden gaat verzinnen en alleen zinvolle reacties geeft.

Gemiddeld gaat 35% van de nieuwe medewerkers binnen 2 jaar weg bij een organisatie. Vooral bij grote bedrijven geeft dit veel administratie. Het is belangrijk om dit proces zoveel mogelijk te automatiseren.

Instroom

Als je een geschikte kandidaat hebt, begint het proces van in dienst melden. Dit proces start de manager in InSite. Met profielen en workflows gebeurt dit helemaal digitaal en gecontroleerd. De ID-check met Valicare (optioneel) zorgt dat alles foutloos verloopt.

Nieuwe medewerkers moeten snel succesvol zijn. Daarvoor hebben ze gereedschap nodig, zoals een laptop, telefoon of opleiding. Slimme workflows zorgen dat deze taken automatisch starten. Zo begint de nieuwe medewerker goed!

Doorstroom

Vanaf de eerste dag werkt de medewerker aan zijn/haar carrière. In AFAS Software leg je alles vast. Dat levert belangrijke managementinzichten op. Je beheert makkelijk:

• Contractverlenging
• Contractwijziging
• Functiewijziging
• Overplaatsing
• Roosterwijziging
• Salariswijziging

Uitstroom

Sommige medewerkers verlaten je bedrijf. Is het uitstroomproces al geregeld? Leg je vast wat er in het exitgesprek gezegd wordt? Dit helpt om je bedrijf beter te maken. Leg ook de reden voor het vertrek vast voor statistieken.

In InSite is er een ESS/MSS-functie om jezelf uit dienst te melden. De workflow zorgt dat de personeelsadministratie weet dat de medewerker vertrekt en regelt de laatste salarisbetaling.

Doorstroom of talentontwikkeling is belangrijk voor goed talentbeheer. Kijk naar de vaardigheden van medewerkers en welke ze voor hun werk nodig hebben. Of ontdek hoe hun vaardigheden met wat groei of verandering goed bij ander werk passen. Veel organisaties gebruiken een model voor talentontwikkeling. Misschien is dat ook voor jouw organisatie goed.

Opleidingsportaal voor medewerkers

Op InSite is een kennisportaal waar je alles vindt over opleidingen, cursussen en diploma’s.

Alle opleidingen en cursussen die je hebt gedaan staan in je medewerkersdossier. Ze hebben een certificaat of diploma. Om je talent beter te maken, kun je je op je kennisportaal aanmelden voor nieuwe opleidingen of cursussen.

Competentiemanagement (gesprekkencyclus)

De persoonlijke groei kun je sturen met competentiemanagement. Daardoor staat vast welke vaardigheden nodig zijn per functie. Je kunt ook gesprekscyclus gebruiken, zodat de persoonlijke groei ook in het dossier van de medewerker staat.

In AFAS Software bewaar je alles rondom competentiemanagement

Nulmeting

• Eenmalig gesprek voor nieuwe medewerkers of bij het wisselen van afdeling
• Bepaal het beginniveau van de medewerker

Doelstellingengesprek

• Verwachtingen en doelen vastleggen voor de cyclus
• Plan afspraken voor het volgende voortgangsgesprek

Voortgangsgesprek

• Afspraken maken of bijstellen, doelen en vaardigheden toevoegen

Beoordelingsgesprek

• Geef doelen en vaardigheden een cijfer
• Afspraken als gehaald of niet gehaald zien

Als medewerker dien je eenvoudig je declaratie in via AFAS Employee Self Service. Een workflow informeert de manager of HR-afdeling over de declaratie, waarna zij besluiten of deze goedkeuring krijgt voor salarisbetaling.

Je stelt zelf in of declaraties tot een bepaald bedrag automatische goedkeuring krijgen, waardoor je tijd en werk bespaart. Zodra goedkeuring plaatsvindt voor een declaratie in AFAS Software, verwerkt het systeem deze direct in de salarisadministratie, zonder gegevens handmatig over te zetten.

Meer handige functies

• Declaraties automatisch goedkeuren tot een bepaald bedrag
• Declaraties ingesteld in de AFAS-template
• Dien declaratie eenvoudig en snel in via de AFAS Pocket app of InSite (jouw intranet)
• Verzameldeclaraties indienen
• Voorschotten uitbetalen

Met AFAS Software zien medewerkers altijd hoeveel verlofdagen zij nog tegoed hebben. Met Employee Self Service (ESS) boek je zelf je verlof via de AFAS Pocket app of InSite.

Self Service voor verlof

• Kopen, verkopen, boeken of intrekken van verlof
• Verlofreeksen
• Verschillende verlofsoorten als vakantie, ouderschapsverlof, onbetaald en bijzonder verlof
• Reden van verlof (zelf te beheren)

Slimme integraties

• Je beschikt altijd over een actuele cao
• Koppeling met Projecten (optioneel)
• Koppeling met je agenda (optioneel)

Verzuim gaat over afwezig zijn door ziekte, zwangerschap of een arbeidsongeval. Het proces begint met een ziekmelding en eindigt met een betermelding. Workflowtaken sturen het verzuimverloop.

Met AFAS Software wordt verzuimbegeleiding een helemaal automatisch proces via InSite. Door een verzuimmelding starten signaleringen automatisch taken. De leidinggevende of bedrijfsarts pakt deze op. Alle taken voor de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) staan erin.

De uitgebreide mogelijkheden van verzuim in AFAS:

• ARBO-instantie
• Bedrijfsartsportaal
• Digitale aanlevering UWV
• Sluitingsperiode
• Verzuimbegeleiding
• Verzuimprofielen
• Wachtdagen

De thuiswerkende medewerker is, vooral sinds de pandemie, een nieuwe uitdaging voor HR. Hoe regel je de specificatie van reiskosten en de thuiswerkvergoeding? En hoe houd je overzicht over de bezetting?

In AFAS Software leggen medewerkers hun thuiswerkdagen vast. Dit geeft overzicht in de bezetting op de afdeling en kun je koppelen aan een thuiswerkvergoeding.

Voor InSite krijg je een helemaal ingerichte pagina. Je voegt niet alleen auto’s, maar ook andere vervoermiddelen zoals fietsen toe. Alles staat overzichtelijk in InSite.

Werkgebonden personenmobiliteit

Nieuwe wet- en regelgeving vraagt dat werkgevers met 100 of meer medewerkers laten zien hoe hun medewerkers reizen. Dit is om te kijken naar de uitstoot van werkend Nederland en een groenere toekomst aan te moedigen. AFAS heeft een uitgebreide themapagina gemaakt met alles over deze wet.

Digitaal ondertekenen: snel, veilig en betrouwbaar

Digitaal ondertekenen zit helemaal in onze systemen. Geen papier meer, alleen nog digitalisering en automatisering. En belangrijk voor jou: dit kost je niks extra.

In veel HR-processen en andere bedrijfsprocessen zet je vaak handtekeningen. Hoe doe je dat? Printen, tekenen en weer scannen? Binnenkort niet meer. Met AFAS zet je snel handtekeningen zonder printer.

Hoe werkt het echt?

Als een document ondertekend moet worden, krijgt de medewerker of relatie dit als taak. Dit kan op het intranet zijn of op jouw portaal voor externen. De AFAS Signing Service werkt met tweestapsverificatie via een sms-code. Om te kunnen tekenen, moet de ondertekenaar eerst de sms-code invoeren. Zo weten we zeker dat de handtekening echt wordt gezet door de juiste persoon. Als het document is ondertekend, komt er een extra blad onderaan het document. Dit is de audit trail, waarin het hele proces staat. Zo heb je volledige juridische bewijskracht.

Juridisch geldig

Met de geavanceerde elektronische handtekening heb je een juridisch geldige handtekening. Omdat alle stappen inzichtelijk zijn, heb je altijd volledige bewijskracht voor je elektronische handtekening.

Per land kunnen eigen regels gelden over de geldigheid van een geavanceerde handtekening voor de verschillende doeleinden. Bepaal zelf of de digitale handtekening van AFAS rechtsgeldig is voor het beoogd doel.

Het ‘recht om vergeten te worden’ voer je makkelijk uit om de gegevens te blokkeren voor gebruik, te verwijderen of onherkenbaar te maken. Binnen AFAS zijn er verschillende opties voor.

In de wet is veel aandacht voor ‘dataportabiliteit’. De opties in onze software, zoals analyses, rapporten via pdf en/of XML, zijn genoeg om aan de wet te voldoen. Het is mogelijk om gegevens die niet meer in gebruik zijn te blokkeren, dossierstukken en sollicitanten te verwijderen. Verwijderacties worden vastgelegd, zodat je kunt laten zien dat gegevens verwijderd zijn.

Met de BI-dashboards laat je belangrijke HR-data op een duidelijke manier zien. Je verandert ruwe data in begrijpelijke informatie. Zo krijg je actuele stuurinformatie!

De volgende dashboards zijn standaard beschikbaar:

• Afspiegelingsbeginsel
• Bezetting
• Formatiebeheer
• Keuzemodel
• Lerarenregister (onderwijs)
• Loonbeslagen en leningen: ESS
• Loonbeslagen en leningen: HRM
• Loonkosten
• Loonmutaties
• Ontwikkeling loonschalen
• Organigram
• Payroll regelingen
• Sociaal: Kengetallen
• Sociaal
• Sociaal jaarverslag
• Succession planning
• Verlof: ESS
• Verlof: HRM
• Verlof: MSS
• Verzuim: ESS
• Verzuim: HRM
• Verzuim: MSS
• Vlootschouw
• Wagenpark
• Werving en selectie
• Wet werk en zekerheid

Een duidelijke voorcalculatie zorgt voor openheid bij jou en de opdrachtgever. Om te weten hoeveel uren en materialen je aan een project mag besteden, gebruik je de voorcalculatie.

De kracht van een ERP-systeem

Bij projectgestuurd werken zijn er vaak verschillende afdelingen betrokken. En daar komt veel administratie bij kijken. Maar met AFAS Software hoef je deze niet meer handmatig over te typen. Zo vul je de voorcalculatie vanuit een salesforecast of een verkoop van producten. Daarna plan je medewerkers (opgeslagen in HRM) in op een project. Ideaal!

Wat leg je allemaal vast in de voorcalculatie?

• Autorisatie
• Factuurtermijnen
• Geldigheidscombinaties
• Inkooporder / bestelvoorstel
• Kosten-, werk- en uursoorten
• Logging (optioneel)
• Offerteregels
• Projectbon
• Projectfases
• Teams
• Voorcalculatieregels voor intern gebruik

Gemaakte uren, kosten en materialen boek je meteen op een project. Je boekt zelf uren, kosten of materialen via de nacalculatie, maar je kunt deze ook overnemen uit de voorcalculatie.

De kracht van een ERP-systeem

De nacalculatie profiteert ook van de kracht van het ERP-systeem. Alle projectadministratie komt samen in één systeem, of het nu om de facturatie gaat of de beschikbaarheid van medewerkers.

Integratie met HRM

Als een medewerker gemaakte kosten digitaal declareert, komen deze meteen in de nacalculatie. Dit geldt ook voor verlof en verzuim. Je kunt urensoorten en/of werksoorten koppelen aan een looncomponent, zodat de regels automatisch meegaan in de salarisverwerking. Uiteindelijk doet een leidinggevende de geboekte nacalculatie accorderen of gereed melden. Nu staat alles klaar voor de factuur.

Uren schrijven is vast niet jouw hobby. Maar een uren- en tijdregistratie is echt belangrijk voor veel organisaties. Het helpt bij het maken van facturen en het bijhouden van de administratie.

AFAS maakt het gemakkelijk voor jou. Schrijf uren snel en gebruiksvriendelijk met InSite of de AFAS Pocket app. Zo heb je meer tijd voor echt belangrijke dingen. En de administratie blijft altijd up-to-date!

AFAS biedt verschillende manieren om uren te registreren.

Stapelboeken of kalenderboeken

Met InSite gebruik je de kalenderweergave om snel je uren te schrijven. Sleep op de juiste dag de uren en vul de waarden in. Het kan niet simpeler zijn. De kalenderweergave kan worden gebruikt voor kalender- of stapelboeken. Voor kalenderboeken noteer je de uren met begin- en eindtijd. Stapelboeken laten de boekingen op een dag in de volgorde van schrijven zien, op elkaar ‘gestapeld’. Als optie toont de kalenderweergave de agenda van de gebruiker, als geheugensteun.

Matrixboeken

Dit is handig voor medewerkers die vaak aan dezelfde projecten werken. Het biedt een vaste lijst met projecten waar je de uren per dag in de week invult. Het is heel snel. En je kunt zelf de vaste lijst uitbreiden.

Uren gereedmelden

Je keurt als leidinggevende de uren goed voordat ze automatisch doorgaan voor facturatie. Dit gaat ook gemakkelijk via InSite of de AFAS Pocket app.

Door in teams te werken vorm je eenvoudig verschillende projectteams. Zo breng je het project samen tot een goed einde!

De voordelen van werken met teams

• Autorisatie op basis van teamrol
  Geef medewerkers toestemming op basis van hun rol in het team.
• Samenwerken met externe projectleden
  Betrek externe projectleden bij het project.
• Taken toewijzen aan teamleden
  Geef standaardtaken aan teamleden op basis van hun rol.

Werken met externen via OutSite

Met OutSite (jouw eigen portaal) laat je relaties hun eigen projecten en informatie zien. Dit noemen we Project Self Service voor klanten. Ze blijven hierdoor altijd op de hoogte. En je werkt veilig samen met je klant in een beveiligde omgeving.

Als je een goed project afrondt, komt daarna de factuur. Met AFAS richt je de projectadministratie slim in, zodat de factuur automatisch volgt. Het is dus handig om projectadministratie en boekhouding in één systeem te doen!

Er bestaan diverse manieren om een project te factureren. De volgende soorten facturen zijn mogelijk:

• Conceptfactuur
  Een voorlopige factuur die je nog kunt aanpassen.
• Intercompanyfactuur
  Een factuur tussen verschillende bedrijfsonderdelen.
• Projectfactuur (Automatisch en handmatig)
  Een factuur op basis van het project, kan automatisch of handmatig worden aangemaakt.
• Termijnfactuur
  Een factuur die verdeeld is in termijnen voor het hele project.

AFAS kent drie standaardmethoden voor Onderhanden Werk.

• Resultaat o.b.v. gereed project (CC)
• Resultaat o.b.v. nacalculatie (NTF)
• Resultaat o.b.v. voortgang (POC)

Je leest alles over Onderhanden werk in deze blog.

Met BI-dashboards laat je belangrijke gegevens duidelijk zien. Je verandert ruwe data in begrijpelijke informatie. Zo krijg je actuele informatie om beslissingen te nemen!

De volgende dashboards zijn standaard beschikbaar:

• Declarabiliteit
• Projectstatistieken
• Project projectleider
• Project Self Service

Je voorraadbeheer hangt samen met andere afdelingen in je bedrijf. Een voorraadbeheersysteem moet daarom goed passen bij je bedrijfsprocessen en afdelingen.

Marges zijn vaak klein en klanten willen snelle, goede service. Dus een efficiënte bedrijfsvoering is heel belangrijk. Met AFAS Software staat alle informatie op één plek, zelfs als je voorraad op meerdere locaties staat of je veel leveranciers hebt.

De voordelen van voorraadbeheer met AFAS

• Eenvoudig koppelen
  Makkelijk te verbinden met bijvoorbeeld webshops, scanoplossingen, productconfiguratie en MRP-systeem.
• Integratie met boekhouding
  Je boekhouding zit in hetzelfde systeem als je voorraadbeheer.
• Meerdere magazijnen beheren
  Je kunt voorraden op verschillende locaties bijhouden.
• Ondersteuning van diverse soorten
  Werkt met artikelen, werksoorten, kosten, samenstellingen en serie- en partijartikelen.
• Realtime voorraadoverzicht
  Je ziet altijd en overal hoeveel voorraad je hebt.

In de backoffice komt alle administratie samen. Leg artikelen en prijzen vast en het systeem zorgt dat veel administratie verdwijnt. Slimme processen maken je organisatie schaalbaar, zonder extra administratieve druk.

Krijg grip op:

• Artikelen
• Financiële administratie
• Inventarisatie
• Magazijnen
• Ontvangst
• Prijzen
• Uitgifte
• Verplaatsingen (Op-, af- en overboekingen)

Eerst koop je goederen in voordat je ze verkoopt. Je gaat door een cyclus van offerte, order, bestelling en ontvangst. AFAS maakt je inkoopproces makkelijker en geeft je de inzichten die je nodig hebt.

De voordelen van inkoop met AFAS

• Automatisering in het inkoopproces
  Veel processen verlopen automatisch binnen de inkoop.
• Contractafspraken en herinneringen
  Leg contractafspraken vast en krijg automatische herinneringen.
• Inkoopaanvragen door collega’s
  Collega’s starten zelf het inkoopproces met inkoopaanvragen.
• OCI-koppelingen
  Tientallen OCI-koppelingen zijn standaard beschikbaar.
• Proces van bestelling tot ontvangst in één systeem
  Het hele inkoopproces vindt plaats in één systeem.

Bekijk hoe het Gelre ziekenhuis werkt met inkoop

Verkoop van goederen zorgt voor omzet. Het is belangrijk dat dit proces goed geregeld is. In AFAS Software leg je het hele verkoopproces vast, van voorspelling tot offerte, order en pakbon. Na de pakbon, die de voorraad financieel afboekt, komt de factuur. Door de financiële administratie in hetzelfde systeem te doen, blijven boekhouding en voorraad altijd up-to-date!

De voordelen van verkoop in AFAS Software

• Actueel beeld van verkoopomzet
  Je ziet altijd hoeveel omzet je maakt.
• Bestelling tot levering in één systeem
  Het hele verkoopproces gebeurt in één systeem.
• Financiële administratie integratie
  De verkoop werkt samen met de financiële administratie.
• Verkopen en voorraadupdate
  Verkopen worden meteen verwerkt in de voorraad.

Als je uit verschillende grondstoffen of artikelen een nieuw product maakt, spreken we van een productieproces of assemblage.

Maak het productieproces makkelijker met AFAS

• Elk moment inzicht in verkoop-, inkoop- en voorraadgegevens
  Je ziet altijd je verkoop-, inkoop- en voorraadgegevens.
• Het hele proces in één systeem
  Inkoop, assemblage en verkoop gebeuren in één systeem.
• Maakartikelen, partij- en serienummers
  Zet zelf artikelen in elkaar, koop ze in, of haal ze uit elkaar. Gebruik partij- en serienummers.

Met BI-dashboards laat je belangrijke gegevens duidelijk zien. Je verandert ruwe data in begrijpelijke informatie. Zo krijg je actuele informatie om beslissingen te nemen!

De volgende dashboards zijn standaard beschikbaar:

• Actuele voorraad
• Inkoop
• Spendmanagement
• Verkoop
• Verkoopomzet
• Voorraad

De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) gaat vanaf 2024 stapsgewijs in en is een verplichting voor veel bedrijven. Door nu al te beginnen met het verzamelen en structureren van gegevens, zorg je ervoor dat jouw organisatie klaar is voor de toekomst. Het standaard meegeleverde controleframework helpt om aan deze nieuwe rapportage-eisen te voldoen.

AFAS biedt procesondersteuning om je voor te bereiden op de CSRD met het Control Framework. Je krijgt daar de nodige tools en handvatten voor.

Wat leg ik vast in de software van AFAS?

• Plan
  Een plan bevat de basisinrichting die vaker, bijvoorbeeld jaarlijks, of voor verschillende administraties, kan worden gebruikt.
• Regel
  Een regel bevat de inhoud waar je als organisatie mee aan de slag gaat en waar de eventuele audit op zal worden uitgevoerd.
• Thema’s
  Hier komen de Rapportage-eisen terug die je in het plan hebt gekozen. Ook hier kun je zelf rapportage-eisen toevoegen of verwijderen.
• Beheersmaatregel
  Je kunt specifieke risico’s in kaart brengen met betrekking tot de rapportage-eis en aangeven wat de maatregelen zijn die je hiervoor neemt.
• InSite
  AFAS levert standaardpagina’s mee om CSRD op InSite te raadplegen.

Ook andere certificeringen regel je met het control framework

Wil je gestructureerd je ISO-audit doorlopen of werken aan de MVO-prestatieladder? Het Control Framework maakt dit eenvoudig! Gebruik deze functionaliteit voor ISO-certificeringen, MVO-prestatieladder, CSRD, of stel je eigen controleframework samen voor specifieke bedrijfsprocessen.

Tijdens de AFAS Open 2024 in juni 2024 vertelde productmanager Mohamed El Abdouni over CSRD en hoe AFAS je helpt.

In AFAS kun je gegevens vastleggen die bijdragen aan een betere wereld. In dit dashboard krijg je inzicht in deze gegevens. Op één handige plek. Hierin word je vastgelegde bedrijfsinformatie rondom milieu en mensen gevisualiseerd. Denk aan:

• CO2-uitstoot
• Energieverbruik
• Percentage zelf opgewekte energie
• Samenstelling medewerkersbestand, zoals:
  • Afkomst
  • Gender
  • Leeftijd
• Gereden kilometers van je wagenpark
• Percentage elektrische leasewagens

Planeet: Goed zijn voor de aarde

• Gebruik minder papier: Profiteer van de kracht van digitalisering met digitale dossiers, ondertekening, facturen, Pocket urenregistratie en dashboards.
• Zorg voor een verantwoord wagenpark: Beheer en optimaliseer je wagenpark met het Wagenpark Dashboard.
• Kijk waar ruimte is voor verbetering: Registreer en evalueer je CSR-prestaties met het CSR Dashboard

Mens: Goed zijn voor je mensen

• Betere werk-privé balans: Faciliteer thuiswerken voor een betere work-life balance.
• Houd rekening met mensen met een beperking: Maak je websites toegankelijk voor iedereen met digitoegankelijkheid.
• Creëer zinvol werk: Automatiseer repeterend controlewerk met workflows voor o.a. inkoopaanvragen, verlof, declaraties en uitzend urenbriefjes.
• Borg en deel kennis in InSite: Creëer een online kennisbank met documentmanagement en ontwikkel eigen online cursussen.

Profit: Stimuleer anderen om meer met CSR bezig te zijn

• Zet anderen aan het denken: Gebruik de workflow Leveranciersbeoordeling om bewustzijn rond CSR bij leveranciers te vergroten.
• Geef ruimte aan goede initiatieven: Realiseer hergebruik van goederen en zet documentmanagement in voor het organiseren van ruilacties of hulpacties.
• Help je mensen elkaar te leren kennen: Verbeter de interne communicatie en relaties met de wie-is-wie op InSite en Pocket.
• Waardeer je werkers en leveranciers: Zorg voor eerlijke en tijdige betaling voor geleverde diensten.

Dit is zomaar een rij van onderdelen waar je nú al mee aan de slag kunt.

Vanaf 2024 gaat de CSRD-wetgeving in. Daardoor gaat CSR een belangrijke rol spelen voor elke organisatie. Grote organisaties moeten hier vanaf 2024 ook over rapporteren.

De invoering van de CSRD betekent concreet dat je als organisatie moet gaan rapporteren over wat je doet aan duurzaamheid. Als je al bezig bent met maatschappelijk verantwoord ondernemen, heb je in ieder geval al beleid gemaakt en doelen gesteld. Ben je daar überhaupt nog niet mee bezig? Dan is dit je eerste stap.

We vertellen je er graag met over in onze blog: Wat is Corporate Social Responsibility? Betekenis en uitleg.