Accountancy Suite

Elke organisatie heeft te maken met inkoop. Zijn het geen handelsgoederen of diensten van derden, dan zijn het wel kantoorbenodigdheden of relatiegeschenken. Echter zijn veel inkoopprocessen niet voldoende vormgegeven binnen de organisatie en haar informatiesystemen, wat tot de praktijk leidt tot een wildgroei aan leveranciers en een gebrek aan grip op kwaliteit en inkoopvoorwaarden. Door inkoopprocessen strategisch te benaderen en te borgen in jouw ERP-systeem houd je grip op het proces en de uitkomsten hiervan.

Daarom werk je met inkoopaanvragen. De aanvraag loopt via een workflow en wordt omgezet naar offerte of order. Aanvragen doe je vanuit een productcatalogus, via een vrije aanvraag of via een OCI-koppeling. OCI is er om vanuit de webshop van de leverancier te bestellen en automatisch een inkoopaanvraag in AFAS vast te leggen.

Weten welke kosten je kunt verwachten en wanneer deze betaald moeten worden is van cruciaal belang voor jouw organisatie. Daarbij is een goede vastlegging van verplichtingen en contracten met leveranciers essentieel, zodat onverwachte en onbedoelde contractverlengingen worden voorkomen!

De software stelt je proactief op de hoogte wanneer een contract afloopt. Ook kunnen facturen automatisch worden betaald, omdat je dit al vastgelegd hebt in het contract.

Vaarwel papieren factuurstromen: E-factureren is de nieuwe realiteit. Automatisch gegenereerd en verwerkt, zonder menselijke handelingen. Zo voorkom je fouten en tijdrovend dubbel werk.

Vanaf nu verloopt het factuurproces volledig digitaal. Je geniet gelijk van de voordelen: het is veiliger, goedkoper en sneller. AFAS is al sinds 2008 volledig UBL-ready – en dat is niet voor niets. En als je het nu nog niet gebruikt: zelfs de overheid is om. En dat is niet voor niets!

Het verwerken van de administratie is een dagelijks terugkerende activiteit. Sommige mutaties doe je dagelijks en andere wekelijks of zelfs maandelijks. Om sturing te geven aan je organisatie is het een must om bij te zijn met de administratieve verwerking. Als je maandcijfers moet aanleveren en de helft is geboekt, kun je beter niets aanleveren. Het is van belang om je processen die invloed hebben op het resultaat met zo min mogelijk inspanning uit te voeren.

Met AFAS Financieel verwerk je eenvoudig:

• Beginbalans
• Mutaties boeken
• Bankafschriften (automatisch in te lezen met de bankkoppeling)
• Facturen (+ E-facturen)
• Loonjournaalposten
• Betaalopdrachten
• Incasso-opdrachten
• Terugbetalingen
• Vaste activa
• Rekeningcourant

De AFAS Finance Auditor is jouw persoonlijke boekhoudassistant. Standaard controleer deze je boekhouding op meer dan 100 fouten en waarschuwingen. Je kunt hier ook eenvoudig zelf punten aan toevoegen. Vanuit de melding navigeer je direct door naar de bron om het probleem te verhelpen.

Doe dit in ieder geval bij de maandafsluiting, maar mooier is het natuurlijk als dit in je wekelijkse werkzaamheden terug te vinden is.

Een tevreden klant zal ook bereid zijn om de factuur te betalen. Als iedereen de ontvangen facturen op tijd zou betalen heb je geen debiteurenbeheer nodig. De werkelijkheid is echter anders. Helaas behoort het versturen van één of meerdere aanmaning tegenwoordig tot de normaalste zaak van de wereld. Het bewaken van de vervallen posten en een aanmaningsproces inrichten is daarom ook noodzakelijk. Heeft de klant echter te veel betaald of is het saldo door het verstrekken van een creditnota negatief, dan kun je het saldo ook terugbetalen.

Of het nu gaat om abonnementen, aanmaningen of incasso-opdrachten, met AFAS Software maak je je debiteurenbeheer een stuk makkelijker. En met het bijbehorende dashboard weet je altijd hoe je debiteurenbeheer ervoor staat.

Het maken van een btw-aangifte is nu eenmaal verplicht. Per periode dient de btw-aangifte opgemaakt te worden en digitaal opgegeven aan de Nederlandse belastingdienst. Dat moet binnen één maand na het aangiftetijdvak.

De btw-aangifte wordt gelukkig een stuk eenvoudiger met AFAS Software. We verzenden de aangifte digitaal via het AFAS-certificaat, en alles gebeurt volledig digitaal. Je hoeft dus geen gegevens meer handmatig in te voeren op de website van de belastingdienst.

Met de BI-dashboards toon je belangrijke financiële data op een overzichtelijke manier. Je maakt van ruwe data begrijpelijke informatie. En dat levert je actuele stuurinformatie op!

De volgende dashboards zijn standaard beschikbaar:

• Btw Recap
• Budgethouder
• Contractbeheer
• Crediteuren
• Debiteuren
• Dichtraming winst en verlies
• Exploitatie (+ verbijzonderd)
• Liquiditeit
• Jaarrekening
• Vaste activa
• Verkoopomzet
• Winst en Verlies

Abonnementen komen steeds vaker voor waardoor het werken met een abonnementsmodel in steeds meer situaties goed toegepast kan worden. De software van AFAS biedt hier ook een oplossing. Met de abonnementenfunctionaliteit van AFAS kun je automatisch factureren aanmaken en verwerk je de omzet met één druk op de knop in je boekhouding. Ideaal!

Abonnementen zorgen voor een mooie basis van repeterende omzet. Het risico is dan wel dat de administratieve administratie een lastendruk met zich meebrengt. Met AFAS kun je automatisch factureren en verwerk je de omzet met één druk op de knop in je boekhouding. Bedragen in je, indien gewenst, eenvoudig middels een automatische incasso en de berichtgeving gaat automatisch de deur uit. Zo heb je maximaal resultaat met minimale administratieve lasten!

Het Admin Center is bedoeld voor jou als accountant- of administratiekantoor. Met deze functie kun je zonder tussenkomst van AFAS:

• Klanten, administraties en gebruikers toevoegen.
• Klanten verdelen over de eigen medewerkers.
• Per klant de werkvoorraad inzien en afhandelen.

Met een paar clicks verstuur je een nieuwe offerte naar een potentiële klant. Uiteraard helemaal in je eigen huisstijl. Geeft de klant akkoord? Met één druk op de knop wordt de offerte verwerkt in je boekhouding. Zo focus jij je op een fantastische dienstverlening of het leveren van je producten.

Je legt alle contactmomenten met relaties makkelijk vast: digitaal en het liefst automatisch. Dit gaat om gegevens van (potentiële) klanten, leveranciers, mailings, offertes en financiële gegevens. Dankzij de koppeling met de Kamer van Koophandel (KvK) maak je snel een nieuwe klant of leverancier aan.

Facturen handmatig inboeken? Zonde van je tijd! De AFAS Scanbox neemt dit werk uit handen. De scanbox scant automatisch binnenkomende facturen en vult de belangrijkste velden in. Het enige wat jij hoeft te doen is controleren en goedkeuren.

Bonnen en facturen scannen met AFAS Link

De AFAS Link app is helemaal geïntegreerd met AFAS SB. In deze app maak je eenvoudig een foto van je bon of upload je je factuur. Zo deel je ze meteen met je accountant. Heel handig!

• Maak een foto van je bon of upload je factuur
  Gewoon eenvoudig via de AFAS Link app.
• Boek de bon eenvoudig in met onze Scan & Herken oplossing
  Je ziet je bon of factuur nu in AFAS SB. Onze Scan & Herken oplossing herkent belangrijke gegevens. Je hoeft ze alleen nog te controleren en goed te keuren!

Zonder inkoop geen verkoop. In AFAS SB leg je al je inkopen vast en plan je je betalingen. De beoordeling is gedaan en goedgekeurd, dus niets houdt een betaling meer tegen. Met de automatische bankkoppeling stuur je je betaalbestand makkelijk door naar de bank.

Een bankkoppeling maakt veel handmatig werk onnodig. Bankafschriften overtikken in de administratie? Betalings- en incassobestanden klaarzetten en exporteren? Waarschijnlijk focus je liever op ondernemen en groei. Met een bankkoppeling hoef je digitale bankafschriften niet meer handmatig te verwerken of importeren. In AFAS SB kun je koppelingen gebruiken met Knab, Rabobank, ING en ABN Amro.

Je bent als ondernemer verplicht je btw-aangifte op te maken en digitaal op te geven aan de Nederlandse belastingdienst. Dit proces is makkelijk voor je gemaakt in AFAS SB. Alles om je btw-aangifte te doen is al standaard ingericht.

Of het nu gaat om je kolommenbalans of het financieel resultaat. Met AFAS SB heb je altijd actueel inzicht in hoe je ervoor staat. Dit zie je overal in het pakket terugkomen. Juist door inzicht in je actuele cijfers kun je goede besluiten maken voor de toekomst.

Krijg inzicht in je automatisering

Bekijk belangrijke gegevens, zoals het aantal facturen, doorlooptijden en het aantal klanten per licentie. Ons dashboard helpt je ook inzicht te krijgen in de automatisering van administraties.

Dankzij handige functies, zoals bankkoppelingen en automatische aflettering, werk je efficiënter en besteed je meer tijd aan goede relaties met je klanten. Ons dashboard is ontworpen om je niet alleen te informeren, maar vooral om je te helpen slimme automatisering in te voeren. Zo kun je je richten op het leveren van uitstekende en deskundige diensten.

Klik op de afbeelding voor een vergroting.

AFAS SB kent verschillende licentiemodellen. Of je je client nu volledig wil ontzorgen of samen aan de boekhouding willen werken: je maakt hier zelfde de keuzes in.

Licentievorm Ondernemen: de ondernemer doet het zelf

Een ondernemer schaft zelf SB aan en voert de boekhouding ook helemaal zelf. Een accountant kan op uurbasis worden ingeschakeld om op gezette tijden mee te kijken in het kader van een vierogenprincipe.

In dit geval staat de volledige functionaliteit van SB ter beschikking aan de ondernemer, die deze eventueel binnen de organisatie aan verschillende gebruikers kan autoriseren.

• Klik hier voor meer informatie.

Licentievorm Boekhouden: jij voert de complete boekhouding uit

In deze licentie voert een accountant de complete boekhouding voor een klant. In dit geval schaft de accountant voor elk van deze klanten een SB Boekhouden-licentie aan. Deze klanten krijgen zelf echter geen toegang tot SB.

Het is aan deze accountant om met deze klant af te spreken hoe en met welke frequentie de stukken aangeleverd worden. Dit wordt ook wel de ‘schoenendoosadministratie’ genoemd.

Licentievorm 2Gether: de boekhouding wordt een samenwerking

In deze licentie werkt een accountant samen met een ondernemer aan de boekhouding. De accountant schaft in dit geval voor elk van deze klanten een SB 2Gether-licentie aan.

Een ondernemer krijgt in deze licentie toegang tot die functionaliteiten die belangrijk zijn voor de primaire bedrijfsvoering, zoals offertes en verkoopfacturen.

• Klik hier voor meer informatie.

Een accountant krijgt naast de functies van de klant toegang tot de volledige functionaliteit en zal de meer boekhoudkundige zaken op zich nemen, zoals inkoopfacturen, vaste activa en aangiften.

• Klik hier voor meer informatie.

Kosten

Als accountant hoef je niet de € 59,- per maand te betalen, zoals vermeld op de AFAS SB website. We bieden je graag een persoonlijke prijsindicatie voor onze software!

Met OutSite maak jij je eigen klantportaal. Het bijzondere aan OutSite is dat je gegevens uit je ‘achterkant’ haalt en die in een veilige plek laat zien aan anderen. Met het systeem (CMS) achter Outsite maak en verzorg je makkelijk zelf je website.

Wat voor portalen kan je maken met OutSite?

• Accountancyportaal
• Bedrijfswebsite
• Bestelportaal
• Cursusportaal
• Klantportaal
• Vrijwilligersportaal
• Werken-bij site

Voorbeeld cursusportaal

Voorbeelden van processen via je eigen klantportaal:

• Abonnementen beheren
• Cursusmanagement
• Offertes digitaal ondertekenen
• Incidenten & ticketing
• Inzicht in facturen

Met forecast zie je alles wat er gebeurt met verkopen, de kansen om succes te hebben en de verwachte bestellingen in de toekomst. Je noteert ook waarom je soms niet slaagt. Deze informatie helpt om je bedrijf beter te maken. Je kunt zorgen dat een klant de volgende keer wel voor jou kiest. Je kunt ook vastleggen met wie je concurreert voor een order.

Slim werken met forecasting

• Forecast kan informatie krijgen van offertes uit het bestelsysteem.
• Forecast is het begin van de berekening in projecten.
• De verkoopmedewerker weet wat hij of zij doet.

Leg het hele salesproces vast

• Bron
• Campagnes (marketing)
• Contactmoment
• Concurrenten
• Forecast statussen
• Forecastgroepen
• Reden afgelegde of succesvolle forecast
• Workflow offerte

Vanuit verschillende delen van het systeem wordt het dossier vanzelf gevuld. Zo zal een handelsbedrijf factureren vanuit ordermanagement, een bouwbedrijf vanuit de projectadministratie en een softwareontwikkelaar vanuit het abonnementensysteem. Al deze werkprocessen zorgen dat het dossier automatisch wordt gemaakt.

Wat wordt automatisch vastgelegd?

• Abonnementen (denk aan facturen en contracten)
• Cursusadministratie
• Debiteurenbeheer
• Facturatie
• Projectadministratie

Met cursusbeheer gaat de aanmelding en betaling voor cursussen, seminars of evenementen helemaal goed en snel. Je kunt ook interne trainingen maken en zien wie van je collega’s er is. Je kunt zelfs een reeks aan lessen klaarzetten voor je medewerkers.

De belangrijkste functies

• Automatisch dossier maken
• Automatisch facturen sturen
• Automatisch herinneringen sturen
• Aanwezigheidslijsten bijhouden
• Certificaten maken
• Cursussen aanbieden via je eigen portaal
• Integratie met de boekhouding
• Kortingsvouchers maken
• Overzicht met dashboards

Cursusmanagement voor intern

Medewerkers kunnen zich makkelijk aanmelden voor een cursus via het interne portaal. Misschien moet de leidinggevende of een afdeling dit eerst goedkeuren. In het digitale dossier wordt alles vanzelf opgeslagen. Zo weet je altijd hoe je collega’s zich ontwikkelen!

Cursusmanagement voor extern

Verkoop je cursussen? Met cursusbeheer gaat de aanmelding en betaling voor cursussen helemaal goed. Zo kunnen anderen eenvoudig een cursus of bijeenkomst bij jou volgen.

Met de software van AFAS heb je alles in huis om aan de meest actuele privacywetgeving te voldoen. Zo weet je zeker dat de privacy van je relaties gewaarborgd is. Prettig voor jouw organisatie én voor je relaties. Je kunt ons op onze blauwe ogen vertrouwen, en daarnaast hebben we uiteraard verschillende certificeringen. Zo toont het Data Pro-certificaat aan dat je met onze software kunt voldoen aan de AVG-wetgeving.

Alle data wordt in Nederland gehost onder de Nederlandse wetgeving. Daarnaast ben je verzekerd van een dagelijkse back-up.

Met BI-dashboards laat je belangrijke CRM-gegevens duidelijk zien. Je verandert ingewikkelde data in begrijpelijke informatie. Zo krijg je belangrijke informatie om strategische beslissingen te maken!

De volgende dashboards zijn standaard beschikbaar:

• Cursusmanagement
• Dossiers
• Event intelligence
• Forecast per branche of afdeling
• Gesloten forecast
• Niet-gescoorde forecast
• Open forecast
• Open workflows

Met Employee Self Service ligt administratie niet meer bij één persoon of afdeling. In plaats daarvan is de administratieve druk verspreid over de organisatie. Door te kiezen voor administratie bij de bron, voorkom je fouten. Employee Self Service werkt makkelijk, inzichtelijk en sneller.

De voordelen van Employee Self Service:

• Afgestemd op jouw organisatie
• HR heeft tijd voor strategisch HRM
• HR is 24/7 beschikbaar
• Informatie is altijd up-to-date
• Meer inzicht
• Minder foutgevoelig

Voorbeelden van Employee Self Service

• Declaraties indienen
• Gegevens wijzigen (adres, telefoonnummer)
• Verlof aanvragen
• Ziekmelden

Managers hebben graag zoveel mogelijk controle. Met Manager Self Service (MSS) nemen ze een deel van de HR-taken over.

Meer werk? Nee hoor. Managers en leidinggevenden zijn hierdoor meer betrokken bij de medewerkers. Doordat managers altijd met de nieuwste gegevens werken, weten ze wat er gebeurt en kunnen ze sneller bijsturen als dat nodig is.

De voordelen van Management Self Service:

• HR heeft tijd voor strategisch HRM
• Inzicht in ken- en stuurgetallen van de afdeling
• Minder foutgevoelig
• Recht op mutaties invoeren van eigen afdeling
• Taakgestuurd werken

Voorbeelden van Management Self Service

• Contracten verlengen of opzeggen
• Declaraties beoordelen
• Medewerkers in dienst en uit dienst melden
• Personeelsdossiers van medewerkers inzien en wijzigen
• Vastleggen gespreksverslag talentmanagement
• Verlof goedkeuren en ziekte melden

Standaard ondersteunen we meer dan 200 cao’s met pensioenregelingen en salaristabellen, en ze worden in de software bijgewerkt. Met AFAS Online worden veranderingen in de cao automatisch aangepast. Je voldoet niet alleen aan de nieuwste Nederlandse wetten en regels, maar ook aan die van jouw vakgebied.

Wat merk je hiervan in de software?

De cao’s hebben veel dingen over hoe je salarissen regelt en arbeidsvoorwaarden. Bij salarissen gaat het over looncomponenten, grondslagen en parameters. Bij arbeidsvoorwaarden moet je denken aan inrichting voor ziekte en verlof. Het CAO Team van AFAS zorgt voor de cao’s en houdt je op de hoogte. Als er een nieuwe versie is, wordt die automatisch bijgewerkt. Zo ben je altijd bij.

Door met workflows te werken, verdwijnt administratief werk. Geautomatiseerde controles besparen je tijd. Zo heb jij als salarisadministrateur meer tijd voor belangrijke payrollzaken.

De voordelen van de salarisadministratie met AFAS

• Altijd een actuele cao
• Automatische controles met de Payroll Auditor
• HRM & Payroll in één systeem
• Inzicht met dashboards
• Minder administratie door slimme automatisering
• Mutaties storen je controleproces niet, omdat je de verloningsperiode kunt dichtzetten.

Automatische controles met de Payroll Auditor

Samen met klanten hebben we de Payroll Auditor gemaakt: jouw persoonlijke hulp voor alle controles op het payrollproces. De Payroll Auditor doet standaard meer dan 130 controles. Zo voorkom je fouten in de loonadministratie en ben je minder tijd kwijt aan het controleren van de verloning.

Het normale wervings- en selectieproces heeft veel kleine administratieve stappen. Van het maken van de vacature tot het voorbereiden van de eerste werkdag.

In AFAS regel je alles vanaf één centrale plek. Door OutSite (je eigen Werkenbij-site) en InSite (je eigen medewerkersportaal) te verbinden, maak je een compleet eigen sollicitatiepagina. Hier voeren kandidaten zelf hun gegevens in. Aanvullende informatie nodig? Je vraagt het makkelijk uit met een workflow. Dit noemen we Sollicitant Self Service. En heb je een nieuwe vacature? Met de job alert vertel je de juiste kandidaat hierover.

Natuurlijk kun je goede managementinformatie bekijken om het wervingsproces goed in de gaten te houden.

Onboarden is het proces waarbij nieuwe medewerkers soepel in jouw organisatie komen. Goed onboarden zorgt ervoor dat je nieuwe collega zich snel helemaal thuis voelt, terwijl jij maar een beetje werk hoeft te doen om het proces af te maken.

Eén gestroomdlijn proces

De workflow Onboarden zorgt voor een vlot en overzichtelijk proces om medewerkers aan te nemen of opnieuw in dienst te nemen.

• Digitale vraag naar extra gegevens
  Via OutSite kun je aanvullende gegevens van een sollicitant opvragen. Bijvoorbeeld documenten, gegevens en opleidingen. Je kunt de workflow zo aanpassen dat het automatisch doorgaat als de sollicitant de nodige gegevens heeft gegeven.
• Digitale identiteitscontrole
  Met de ID-check en de RTW-check van Valicare kun je snel en makkelijk checken of de medewerker een geldig identiteitsbewijs heeft en in Nederland mag werken.
• Digitaal ondertekenen
  Laat de arbeidsovereenkomst digitaal tekenen, zo handel je het proces helemaal online af.

AI in AFAS: maak kennis met Jonas

In AFAS Software noemen we onze AI-functies Jonas. Deze slimme functies helpen je om sneller en makkelijker te werken. En daar zijn workflows natuurlijk superhandig voor.

AI in Reacties

Met Jonas kun je snel en gemakkelijk reacties toevoegen aan dossieritems. Als je een reactie wilt schrijven, kun je Jonas een opdracht geven. Jonas analyseert je opdracht en geeft je een antwoord. Dit helpt je bijvoorbeeld bij het maken van een samenvatting of een vertaling. Zo hoef je minder zelf te doen en gaat het werk sneller.

Geautomatiseerde AI-analyse in de Workflow

Jonas kan ook automatisch opdrachten voor je uitvoeren in een workflow. Dit betekent dat Jonas je helpt bij het nemen van beslissingen door op de achtergrond je opdrachten te analyseren en antwoorden te geven. De AI-teksten verschijnen automatisch op het juiste moment in de workflow, bijvoorbeeld na een specifieke taak of actie. Zo krijg je de informatie precies wanneer je die nodig hebt.

Concreet voorbeeld:
Stel, medewerkers sturen vragen naar HR over de cao. Jonas kan automatisch de vraag analyseren en een antwoord voorstellen op basis van de cao. Dit antwoord wordt dan in de workflow weergegeven, waarna de HR-medewerker het kan controleren en eventueel aanpassen voordat het naar de medewerker wordt gestuurd.

Bouw je eigen workflow met je eigen bronnen

In je workflow leg je je eigen prompt vast. Hiervoor kan je eigen bronnen toevoegen, zoals bijvoorbeeld een lijst met veelgestelde vragen of de meest recente cao. Zo voorkom je dat AI antwoorden gaat verzinnen en alleen zinvolle reacties geeft.

Gemiddeld gaat 35% van de nieuwe medewerkers binnen 2 jaar weg bij een organisatie. Vooral bij grote bedrijven geeft dit veel administratie. Het is belangrijk om dit proces zoveel mogelijk te automatiseren.

Instroom

Als je een geschikte kandidaat hebt, begint het proces van in dienst melden. Dit proces start de manager in InSite. Met profielen en workflows gebeurt dit helemaal digitaal en gecontroleerd. De ID-check met Valicare (optioneel) zorgt dat alles foutloos verloopt.

Nieuwe medewerkers moeten snel succesvol zijn. Daarvoor hebben ze gereedschap nodig, zoals een laptop, telefoon of opleiding. Slimme workflows zorgen dat deze taken automatisch starten. Zo begint de nieuwe medewerker goed!

Doorstroom

Vanaf de eerste dag werkt de medewerker aan zijn/haar carrière. In AFAS Software leg je alles vast. Dat levert belangrijke managementinzichten op. Je beheert makkelijk:

• Contractverlenging
• Contractwijziging
• Functiewijziging
• Overplaatsing
• Roosterwijziging
• Salariswijziging

Uitstroom

Sommige medewerkers verlaten je bedrijf. Is het uitstroomproces al geregeld? Leg je vast wat er in het exitgesprek gezegd wordt? Dit helpt om je bedrijf beter te maken. Leg ook de reden voor het vertrek vast voor statistieken.

In InSite is er een ESS/MSS-functie om jezelf uit dienst te melden. De workflow zorgt dat de personeelsadministratie weet dat de medewerker vertrekt en regelt de laatste salarisbetaling.

Doorstroom of talentontwikkeling is belangrijk voor goed talentbeheer. Kijk naar de vaardigheden van medewerkers en welke ze voor hun werk nodig hebben. Of ontdek hoe hun vaardigheden met wat groei of verandering goed bij ander werk passen. Veel organisaties gebruiken een model voor talentontwikkeling. Misschien is dat ook voor jouw organisatie goed.

Opleidingsportaal voor medewerkers

Op InSite is een kennisportaal waar je alles vindt over opleidingen, cursussen en diploma’s.

Alle opleidingen en cursussen die je hebt gedaan staan in je medewerkersdossier. Ze hebben een certificaat of diploma. Om je talent beter te maken, kun je je op je kennisportaal aanmelden voor nieuwe opleidingen of cursussen.

Competentiemanagement (gesprekkencyclus)

De persoonlijke groei kun je sturen met competentiemanagement. Daardoor staat vast welke vaardigheden nodig zijn per functie. Je kunt ook gesprekscyclus gebruiken, zodat de persoonlijke groei ook in het dossier van de medewerker staat.

In AFAS Software bewaar je alles rondom competentiemanagement

Nulmeting

• Eenmalig gesprek voor nieuwe medewerkers of bij het wisselen van afdeling
• Bepaal het beginniveau van de medewerker

Doelstellingengesprek

• Verwachtingen en doelen vastleggen voor de cyclus
• Plan afspraken voor het volgende voortgangsgesprek

Voortgangsgesprek

• Afspraken maken of bijstellen, doelen en vaardigheden toevoegen

Beoordelingsgesprek

• Geef doelen en vaardigheden een cijfer
• Afspraken als gehaald of niet gehaald zien

Als medewerker dien je eenvoudig je declaratie in via AFAS Employee Self Service. Een workflow informeert de manager of HR-afdeling over de declaratie, waarna zij besluiten of deze goedkeuring krijgt voor salarisbetaling.

Je stelt zelf in of declaraties tot een bepaald bedrag automatische goedkeuring krijgen, waardoor je tijd en werk bespaart. Zodra goedkeuring plaatsvindt voor een declaratie in AFAS Software, verwerkt het systeem deze direct in de salarisadministratie, zonder gegevens handmatig over te zetten.

Meer handige functies

• Declaraties automatisch goedkeuren tot een bepaald bedrag
• Declaraties ingesteld in de AFAS-template
• Dien declaratie eenvoudig en snel in via de AFAS Pocket app of InSite (jouw intranet)
• Verzameldeclaraties indienen
• Voorschotten uitbetalen

Met AFAS Software zien medewerkers altijd hoeveel verlofdagen zij nog tegoed hebben. Met Employee Self Service (ESS) boek je zelf je verlof via de AFAS Pocket app of InSite.

Self Service voor verlof

• Kopen, verkopen, boeken of intrekken van verlof
• Verlofreeksen
• Verschillende verlofsoorten als vakantie, ouderschapsverlof, onbetaald en bijzonder verlof
• Reden van verlof (zelf te beheren)

Slimme integraties

• Je beschikt altijd over een actuele cao
• Koppeling met Projecten (optioneel)
• Koppeling met je agenda (optioneel)

Verzuim gaat over afwezig zijn door ziekte, zwangerschap of een arbeidsongeval. Het proces begint met een ziekmelding en eindigt met een betermelding. Workflowtaken sturen het verzuimverloop.

Met AFAS Software wordt verzuimbegeleiding een helemaal automatisch proces via InSite. Door een verzuimmelding starten signaleringen automatisch taken. De leidinggevende of bedrijfsarts pakt deze op. Alle taken voor de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) staan erin.

De uitgebreide mogelijkheden van verzuim in AFAS:

• ARBO-instantie
• Bedrijfsartsportaal
• Digitale aanlevering UWV
• Sluitingsperiode
• Verzuimbegeleiding
• Verzuimprofielen
• Wachtdagen

De thuiswerkende medewerker is, vooral sinds de pandemie, een nieuwe uitdaging voor HR. Hoe regel je de specificatie van reiskosten en de thuiswerkvergoeding? En hoe houd je overzicht over de bezetting?

In AFAS Software leggen medewerkers hun thuiswerkdagen vast. Dit geeft overzicht in de bezetting op de afdeling en kun je koppelen aan een thuiswerkvergoeding.

Voor InSite krijg je een helemaal ingerichte pagina. Je voegt niet alleen auto’s, maar ook andere vervoermiddelen zoals fietsen toe. Alles staat overzichtelijk in InSite.

Werkgebonden personenmobiliteit

Nieuwe wet- en regelgeving vraagt dat werkgevers met 100 of meer medewerkers laten zien hoe hun medewerkers reizen. Dit is om te kijken naar de uitstoot van werkend Nederland en een groenere toekomst aan te moedigen. AFAS heeft een uitgebreide themapagina gemaakt met alles over deze wet.

Digitaal ondertekenen: snel, veilig en betrouwbaar

Digitaal ondertekenen zit helemaal in onze systemen. Geen papier meer, alleen nog digitalisering en automatisering. En belangrijk voor jou: dit kost je niks extra.

In veel HR-processen en andere bedrijfsprocessen zet je vaak handtekeningen. Hoe doe je dat? Printen, tekenen en weer scannen? Binnenkort niet meer. Met AFAS zet je snel handtekeningen zonder printer.

Hoe werkt het echt?

Als een document ondertekend moet worden, krijgt de medewerker of relatie dit als taak. Dit kan op het intranet zijn of op jouw portaal voor externen. De AFAS Signing Service werkt met tweestapsverificatie via een sms-code. Om te kunnen tekenen, moet de ondertekenaar eerst de sms-code invoeren. Zo weten we zeker dat de handtekening echt wordt gezet door de juiste persoon. Als het document is ondertekend, komt er een extra blad onderaan het document. Dit is de audit trail, waarin het hele proces staat. Zo heb je volledige juridische bewijskracht.

Juridisch geldig

Met de geavanceerde elektronische handtekening heb je een juridisch geldige handtekening. Omdat alle stappen inzichtelijk zijn, heb je altijd volledige bewijskracht voor je elektronische handtekening.

Per land kunnen eigen regels gelden over de geldigheid van een geavanceerde handtekening voor de verschillende doeleinden. Bepaal zelf of de digitale handtekening van AFAS rechtsgeldig is voor het beoogd doel.

Het ‘recht om vergeten te worden’ voer je makkelijk uit om de gegevens te blokkeren voor gebruik, te verwijderen of onherkenbaar te maken. Binnen AFAS zijn er verschillende opties voor.

In de wet is veel aandacht voor ‘dataportabiliteit’. De opties in onze software, zoals analyses, rapporten via pdf en/of XML, zijn genoeg om aan de wet te voldoen. Het is mogelijk om gegevens die niet meer in gebruik zijn te blokkeren, dossierstukken en sollicitanten te verwijderen. Verwijderacties worden vastgelegd, zodat je kunt laten zien dat gegevens verwijderd zijn.

Met de BI-dashboards laat je belangrijke HR-data op een duidelijke manier zien. Je verandert ruwe data in begrijpelijke informatie. Zo krijg je actuele stuurinformatie!

De volgende dashboards zijn standaard beschikbaar:

• Afspiegelingsbeginsel
• Bezetting
• Formatiebeheer
• Keuzemodel
• Lerarenregister (onderwijs)
• Loonbeslagen en leningen: ESS
• Loonbeslagen en leningen: HRM
• Loonkosten
• Loonmutaties
• Ontwikkeling loonschalen
• Organigram
• Payroll regelingen
• Sociaal: Kengetallen
• Sociaal
• Sociaal jaarverslag
• Succession planning
• Verlof: ESS
• Verlof: HRM
• Verlof: MSS
• Verzuim: ESS
• Verzuim: HRM
• Verzuim: MSS
• Vlootschouw
• Wagenpark
• Werving en selectie
• Wet werk en zekerheid

De fiscale software van AFAS bevat alle functionaliteiten die je mag verwachten van aangiftesoftware.

De aangiftesoftware bevat naast alle biljetten:

• Country-by-country reporting
• Dividendbelasting
• Erfbelasting & schenkbelasting
• Inkomstenbelasting
• Toeslagen
• Uitstelverzoeken voor IB en Vpb
• Vennootschapsbelasting

Ook geef je makkelijk OB, ICP en suppletie aan via de fiscale software of, wanneer je ook de administratie van je klant verwerkt, via de financiële administratie.

Wij zorgen ervoor dat de software altijd up-to-date is, zodat je je kunt concentreren op je klant.

Digitaal samenwerken en documenten goedkeuren

Communicatie gebeurt tussen drie partijen: de klant, de medewerker van jouw klant en jouw collega. Via één platform werk je online samen. Je vindt er alles terug, van facturen tot fiscale aangiften en van het digitaal dossier tot de loonadministratie van jouw klant. Omdat de communicatie digitaal verloopt, heeft jouw klant altijd en overal inzicht in de situatie en is jouw kantoor bereikbaar voor eventuele vragen.

•  Accountancyportal standaard meegeleverd
• Pas de portal aan in je eigen huisstijl
• Inclusief goedkeuren en ondertekenen van documenten

Met de dashboards zie je de status van je aangiften. Het standaard meegeleverde dashboard biedt je de inzichten die je nodig hebt, meteen beschikbaar via de ingebouwde Business Intelligence. Business Intelligence is een standaard onderdeel van onze software. Je kunt onze dashboards filteren per cliëntgroep en per becon. Verder krijg je inzicht in:

• Aangiftedetails
• Aangiften in uitstel
• Inleverschema
• Verdeling aangiften in uitstel / niet in uitstel

We hanteren een vriendelijk afrekenmodel. Dit betekent dat je een vast bedrag per maand betaalt voor alle functionaliteiten. Na één jaar kun je maandelijks opzeggen. De hoogte van het bedrag hangt af van het aantal gebruikers en het aantal aangiften IB en Vpb. Als klant van AFAS betaal je dus geen hoge eenmalige licentiekosten.